About the Website

Personal Data File Description

Personal Data Act (523/1999) 10 §

1 Controller of the file

UniSport, University of Helsinki

UniSport PL 53 (Fabianinkatu 28 4), FI-00014 University of Helsinki

02941 22151, www.unisport.fi

2 Contact Person Concerning Personal Data File Description

Mika Suikki

UniSport PL 53 (Fabianinkatu 28 4), FI-00014 University of Helsinki

02941 22151, www.unisport.fi

tel. 040 578 7708, mika.suikki@helsinki.fi

3 Name of the File

UniSporti's electrical service system's (Yolla) customer register .

4 Purpose of processing personal data

The purpose of processing personal data is to manage customer relationships. The personal data outlined in section 5 will be collected from the customers so that they can be granted the right to book and use the services of UniSport, and so that they can be notified about changes to or cancellations of the service they have booked if required. With the customer’s permission, their data can also be used for marketing purposes (e.g. UniSport’s monthly electronic newsletter). Other relevant data, such as information about suspended training cards, can also be included in customers’ profiles when required.

5 Contents of the data file

A customer’s first name, last name, date of birth, customer group (e.g. student, Faculty of Social Sciences, University of Helsinki), gender, phone number, email address, University username or UniSport username, identifier for automated access control (bar code), the customer’s reservations, payments, cancellations and participation, and agreement or disagreement to marketing.

6 Sources of Information

Data provided to UniSport’s customer service or online service by the customer.

7 Regular disclosure of data

The data will not be disclosed to any third party. The system uses an online interface where customers can log in with their personal log in details and examine the data relating to them and their reservations.

8 Transfer of data to outside the EU or EEA

Customers can look up their own data online, so the data can be accessed anywhere in the world. The data will not be disclosed to any third party.

9 Principles of data security

Manual data: Customer data will only be stored in electronic form.

Data processed through automated data processing: The database is located in premises monitored by the University of Helsinki. All data communications relating to customer data will be encrypted. Only UniSport staff members are authorised to access customer data on an individual basis. Customers can only access their own data with their log in details.

Cookies

The website uses cookies to collect user information, so that we may improve our service. The cookies do not store any data from which individual users could be identified. Cookies have no impact on your information security, and they cannot spread viruses or other malware. By using the website, you accept the use of cookies. 

Registerbeskrivning

Personuppgiftslagen (523/1999) 10 §

1 Registerhållare

UniSport, Helsingin yliopisto
UniSport PB 53 (Fabiansgatan 28), 00014 Helsingin yliopisto
tel. 02941 22151, www.unisport.fi

2 Kontaktperson

Mika Suikki
UniSport PB 53 (Fabiansgatan 28), 00014 Helsingfors Universitet
02941 22151, www.unisport.fi
Tel. 040 578 7708, mika.suikki@helsinki.fi

3 Registrets namn

UniSports elektroniska tjänsters kundregister

4 Syftet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med att behandla personuppgifter är hanteringen av kundrelationer. Från kunderna samlas de personuppgifter som nämns i punkt 5 för att dessa ska kunna få rätt att reservera och använda UniSports tjänster och så att man vid behov kan meddela kunderna om ändringar i en reserverad tjänst eller annullering. Uppgifterna kan användas med kundens tillstånd även i marknadsföringssyfte (t.ex. UniSports månatliga e-nyhetsbrev). Dessutom registreras tilläggsinformation med ett centralt samband till kundrelationer, såsom till exempel att lägga årskortet på hyllan.

5 Registrets informationsinnehåll

Uppgifter om kundens förnamn, efternamn, födelsedatum, kundgrupp (t ex. student, Statsvetenskapliga fakulteten, Helsingfors universitet), kön, telefonnummer, e-post, universitetets användarnamn eller UniSport-identifiering, identifiering för automatisk passerkontroll (streckkod), bokningar gjorda av kunden, avgifter, avbokningar och deltagande samt godkännande/förbud mot marknadsföring.

6 Regelmässiga informationskällor 

Uppgifter som kunden lämnat UniSports kundservice eller via webbtjänsten.

7 Regelmässig överlåtelse av information

Uppgifter avslöjas inte för någon utomståendes användning. Systemet har ett användargränssnitt på Internet, där kunderna kan autentisera sig för att kontrollera sin egen personliga information och bokningsinformation.

8 Överföring av data utanför EU eller EES-området.

Kunden kan kontrollera sin egen information på internet, så det är möjligt att använda informationen överallt i världen. Information delas inte med någon utomstående.

9 Principer för skydd av registret

Manuellt material:  Kundinformation lagras endast i elektronisk form.

Information som behandlas med ADB: Databasen finns i lokaler som övervakas av Helsingfors universitet. All kommunikation som rör kundinformation krypteras. Tillgången till kunddata är begränsad till UniSports personal på individuell basis. Kunden kan endast nå sina egna kunduppgifter med sitt användar-id.